Ψηφιακή βεβαίωση συμφωνητικών ανάληψης τεχνικών έργων: τι είναι, πότε απαιτείται & πώς γίνεται

Η «ψηφιακή βεβαίωση συμφωνητικών ανάληψης τεχνικών έργων» είναι η ηλεκτρονική καταχώριση ενός συμφωνητικού μεταξύ αναθέτοντα και εργολάβου/υπεργολάβου για τεχνικά έργα άνω ενός ορίου αξίας (ενδεικτικά >6.000€). Η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω myAADE, πριν από την έναρξη των εργασιών, και εκδίδει αριθμό πρωτοκόλλου/ψηφιακό αποδεικτικό που συνοδεύει το έργο.

Στον οδηγό αυτό θα δείτε γιατί θεσπίστηκε, πότε είναι υποχρεωτική, ποιος υποβάλλει, τα βήματα στην πράξη, το checklist προετοιμασίας, τα συχνά λάθη που κοστίζουν, παραδείγματα σεναρίων και ένα πρακτικό FAQ.

Γιατί θεσπίστηκε & τι αλλάζει

Για χρόνια, τα συμφωνητικά τεχνικών έργων κατατίθεντο με ανομοιογενείς πρακτικές και ασυνεπές αποδεικτικό ίχνος. Η ψηφιακή βεβαίωση ενοποιεί τη διαδικασία: όλα δηλώνονται σε ένα κεντρικό, διαφανές σύστημα με ανιχνευσιμότητα, ξεκάθαρες ευθύνες και κωδικό πρωτοκόλλου που πιστοποιεί την υποβολή.

Για τα τεχνικά γραφεία και τους μηχανικούς, αυτό σημαίνει καλύτερη τεκμηρίωση προς τρίτους (π.χ. τράπεζες, δημόσιες αρχές), πιο άμεση οργάνωση των έργων και απλούστερη συσχέτιση με άλλα βήματα (άδειες, επιθεωρήσεις, Ηλεκτρονική Ταυτότητα Κτιρίου). Για τους αναθέτοντες, η υποχρεωτική χρονική προτεραιότητα της δήλωσης πριν από την έναρξη του έργου μειώνει παρεξηγήσεις και αμφισβητήσεις.

Επιπλέον, η πρόσβαση και των αντισυμβαλλομένων μέσω των δικών τους κωδικών προσθέτει έλεγχο και ασφάλεια: ο εργολάβος/υπεργολάβος βλέπει τη σχετική δήλωση και μπορεί να ζητήσει διόρθωση/απόρριψη όταν τα στοιχεία δεν είναι ακριβή. Έτσι, οι δύο πλευρές λειτουργούν με κοινό, διαφανές σημείο αναφοράς.

Τέλος, η ψηφιακή υποβολή συνδέεται με περαιτέρω αυτοματισμούς (αναφορές, τροποποιήσεις, σύνδεση πολλαπλών δηλώσεων), μειώνοντας χρόνο και κόπο σε επαναλαμβανόμενες ενέργειες.

Πότε είναι υποχρεωτική η ψηφιακή βεβαίωση

Πριν περάσουμε στα βήματα, αξίζει να ξεκαθαρίσουμε πότε χρειάζεται. Η ενότητα αυτή συνοψίζει τα βασικά σενάρια, ώστε να γνωρίζετε από πριν αν οφείλετε να προχωρήσετε σε ηλεκτρονική δήλωση.

Τεχνικά έργα άνω των 6.000€: Η γνωστοποίηση των στοιχείων του συμφωνητικού γίνεται από τον αναθέτοντα (ή εξουσιοδοτημένο πρόσωπο) πριν από την έναρξη των εργασιών, μέσω της εφαρμογής «Συμφωνητικά ανάληψης τεχνικών έργων» στο myAADE.
Έργα έως 6.000€: Δεν υπάγονται στην ανωτέρω εφαρμογή. Δηλώνονται ηλεκτρονικά στην «Κατάσταση Συμφωνητικών» (παρ. 16, άρθρο 8, ν.1882/1990), με προθεσμία μέχρι την 20ή ημέρα των μηνών Ιανουαρίου, Απριλίου, Ιουλίου, Οκτωβρίου κάθε έτους.
Αμφιβολία για το τελικό τίμημα: Αν η αξία δεν έχει ακόμη καθοριστεί αλλά εκτιμάται ότι θα ξεπεράσει τις 6.000€, η δήλωση γίνεται κανονικά (επιλογή «μη καθορισμένη αξία») και όταν προσδιοριστεί το ποσό, υποβάλλεται μεταγενέστερη δήλωση συνδέοντας την προηγούμενη.

Ποιος υποβάλλει & ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα

Την υποβολή κάνει ο αναθέτων (φυσικό ή νομικό πρόσωπο) ή εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος/λογιστής. Η είσοδος γίνεται με διαπιστευτήρια myAADE και η δήλωση πρέπει να προηγείται της εκκίνησης των εργασιών. Ο εργολάβος/υπεργολάβος ενημερώνεται από το δικό του περιβάλλον και μπορεί να αιτηθεί διόρθωση/απόρριψη εντός προβλεπόμενου χρονικού πλαισίου.

Βήμα-βήμα: πώς κάνετε ψηφιακή βεβαίωση στο myAADE

Παρακάτω ακολουθούν συνοπτικά τα βήματα που ακολουθεί ο αναθέτων ή ο εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος μέσα στην εφαρμογή, χωρίς περιττές καθυστερήσεις.

Σύνδεση στο myAADE και είσοδος στην υπηρεσία «Συμφωνητικά ανάληψης τεχνικών έργων».
Νέα δήλωση: Συμπληρώνετε περιγραφή έργου (με διεύθυνση), ημερομηνία έναρξης, αξία έργου (ή «μη καθορισμένη»), και στοιχεία αντισυμβαλλομένου/ων (ΑΦΜ ή στοιχεία αλλοδαπής).
Επισύναψη συμφωνητικού (προαιρετικά): Ανέβασμα PDF (π.χ. έως 2 αρχεία, με συνολικό όριο μεγέθους).
Σύνδεση με προηγούμενη υποβολή: Εάν πρόκειται για τροποποίηση/συμπλήρωση, δηλώστε τον αριθμό πρωτοκόλλου της αρχικής.
Οριστική υποβολή: Λήψη αριθμού πρωτοκόλλου/ψηφιακού αποδεικτικού. Ο εργολάβος/υπεργολάβος βλέπει τη σχετική καταχώριση στο δικό του προφίλ.

Δείτε αναλυτικά τα βήματα της εφαρμογής στο έγγραφο pdf “Οδηγίες για τη χρήση της εφαρμογής «Συμφωνητικά ανάληψης τεχνικών έργων από εργολάβο/υπεργολάβο (άρθρο 19 του ν.820/1978)»“

Τι χρειάζεστε πριν ξεκινήσετε

Η σωστή προετοιμασία μειώνει λάθη και χρόνο συμπλήρωσης. Συγκεντρώστε τα παρακάτω πριν μπείτε στο σύστημα.

Στοιχεία έργου: Περιγραφή, ακριβής διεύθυνση, προβλεπόμενη ημερομηνία έναρξης.
Τίμημα/αξία: Συμφωνημένο ποσό ή «μη καθορισμένη αξία» (όταν αναμένεται να ξεπεράσει το όριο).
Αντισυμβαλλόμενος: ΑΦΜ Ελλάδας (άντληση στοιχείων) ή πλήρη στοιχεία αλλοδαπής (φυσικό/νομικό).
Συμφωνητικό σε PDF (προαιρετικό): Φροντίστε για λογικό μέγεθος αρχείων.
Αρ. πρωτοκόλλου προηγούμενης υποβολής: Αν πρόκειται για τροποποίηση/συμπλήρωση.

Συχνά λάθη που κοστίζουν (και πώς να τα αποφύγετε)

Τα περισσότερα σφάλματα προκύπτουν από βιασύνη ή ελλιπή στοιχεία. Με τους παρακάτω ελέγχους, τα προλαμβάνετε.

Λάθος ΑΦΜ αντισυμβαλλομένου: Ελέγξτε προσεκτικά· χωρίς σωστό ΑΦΜ δεν γίνεται άντληση στοιχείων.
Υπερμεγέθη PDF: Συμπιέστε ή χωρίστε λογικά τα έγγραφα για να μην ξεπερνούν τα όρια.
Λανθασμένη ημερομηνία έναρξης: Θυμηθείτε ότι η δήλωση προηγείται της εκκίνησης εργασιών.
Μη σύνδεση με παλαιότερη καταχώριση: Σε τροποποιήσεις, δηλώστε πάντοτε τον προηγούμενο αριθμό πρωτοκόλλου.

Παραδείγματα πραγματικών σεναρίων

Τα πραγματικά σενάρια βοηθούν να δείτε τη ροή στην πράξη και να αποφύγετε αστοχίες.

Στατική ενίσχυση πολυκατοικίας (π.χ. 30.000€): Ο διαχειριστής ως αναθέτων υποβάλλει τη δήλωση στο myAADE πριν ξεκινήσουν τα συνεργεία. Ο εργολάβος βλέπει το συμφωνητικό στις «Αναλήψεις έργων» και το αποδέχεται σιωπηρά (δεν το απορρίπτει εντός 30 ημερών).
Ανακαίνιση κατοικίας (εκτιμώμενο 7.000€, μη «κλειδωμένο» τίμημα): Ο αναθέτων δηλώνει «μη καθορισμένη αξία». Μετά την οριστικοποίηση κόστους, υποβάλλει δεύτερη δήλωση συνδέοντας την με την πρώτη.
Μικρή εργασία (4.800€): Δεν χρησιμοποιείται η εφαρμογή του άρθρου 19. Η δήλωση γίνεται στην «Κατάσταση Συμφωνητικών» με την αντίστοιχη προθεσμία τριμήνου.

Συχνές ερωτήσεις (FAQ)

Πρέπει να ανεβάσω οπωσδήποτε το συμφωνητικό σε PDF;

Όχι, η επισύναψη είναι προαιρετική. Παρ’ όλα αυτά, η υποβολή του εγγράφου βελτιώνει την τεκμηρίωση και επιταχύνει ελέγχους. Αν επιλέξετε να το ανεβάσετε, το σύστημα δέχεται έως 2 PDF, συνολικά 16MB.

Ποιος κάνει την υποβολή; Ο εργολάβος ή ο ιδιοκτήτης;

Υποβάλλει ο αναθέτων (ή εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπος/λογιστής) πριν από την έναρξη. Ο εργολάβος/υπεργολάβος βλέπει τη δήλωση στο δικό του προφίλ και μπορεί να ζητήσει διόρθωση/απόρριψη εντός προθεσμίας.

Τι γίνεται αν δεν ξέρω ακόμη την τελική αξία;

Κάνετε αρχική υποβολή με «μη καθορισμένη αξία» (όταν εκτιμάται ότι θα ξεπεράσει το όριο). Όταν καθοριστεί, προχωράτε σε νέα υποβολή, συνδέοντας την με την αρχική.

Για μικρά έργα υπάρχει υποχρέωση;

Ναι, αλλά συνήθως μέσω της «Κατάστασης Συμφωνητικών» και όχι της εφαρμογής για μεγάλα έργα. Οι προθεσμίες είναι περιοδικές (ανά τρίμηνο), με προθεσμία την 20ή ημέρα των Ιαν/Απρ/Ιουλ/Οκτ.

Από πότε η υποβολή γίνεται αποκλειστικά ηλεκτρονικά στη νέα εφαρμογή;

Η διαδικασία μέσω myAADE ισχύει με τις αποφάσεις του 2024–2025 (Α.1152/2024, Α.1058/2025 κ.ά.), με ρητή πρόβλεψη για ηλεκτρονική υποβολή πριν την έναρξη για έργα >6.000€.

Αναλαμβάνουμε τη διαδικασία για εσάς

Η ομάδα της Katsouris Engineering αναλαμβάνει άμεσα τη σύνταξη συμφωνητικού, την ηλεκτρονική δήλωση στο myAADE, τις τυχόν τροποποιήσεις και την πλήρη τεκμηρίωση προς τρίτους. Επικοινωνήστε για άμεση καταχώριση και σωστή έναρξη του έργου σας στην Αθήνα και σε όλη την Ελλάδα.